DETECCIÓN DE LAS NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN (DNC)

¿QUÉ ES UNA DNC?

Cuando se realiza un estudio de Detección de Necesidades de Capacitación (DNC), en muchas de las ocasiones los resultados de estos quedan guardados en un cajón y pasan al olvido.

La DNC es un excelente 

apoyo para realizar planes de trabajo para el 

fortalecimiento de conocimientos, actitudes o habilidades en los participantes de una organización. Con la finalidad de contribuir al cumplimiento de los objetivos o metas de la empresa.

Un informe de DNC debe mencionar a quién o quiénes, en qué, cuánto y cuándo capacitar.

Es muy importante establecer las necesidades de capacitación en términos de productividad de una manera objetiva y medible. Encuentra las diferencias que existen entre lo que se debería hacer en un puesto de trabajo y lo que realmente se está haciendo ,así como las causas de estas diferencias.En otras palabras es una investigación que se orienta a conocer las carencias que manifiesta un trabajador y que le impide desempeñar adecuadamente sus funciones de puesto.

¿CUÁNDO HACER UN DNC?

-La atención hacia un DNC puede derivar de:  

-Problemas en la organización  

-Desviaciones en la productividad

-Cambios culturales, en Políticas, Métodos o Técnicas

-Baja o Alta de personal

-Cambios de función o de puesto

-Solicitudes del personal

-A su vez, las circunstancias que imponen un DNC, pueden ser:

Evidente el desarrollo del proceso de capacitación. 

Presentes.- Las que se reflejan en el momento en que se efectúa el DNC.

Futuras.- Prevención que la organización identifica dentro de los procesos de  transformación y que implica cambios a corto , mediano y largo plazo.

Pasadas. - Experiencias que han demostrado ser problemáticas y que hacen.

¿CUÁLES SON LAS FASES DE ACCIÓN QUE DERIVAN EN UN DNC?
Aunque existen diversas procedimientos para el desarrollo del proceso de Diagnóstico de Necesidades de Capacitación, entre las principales fases del proceso del DNC se pueden identificar:  Establecimiento de la Situación Ideal (SI) que, en términos de conocimientos:

· Habilidades y actitudes, debería tener el personal, de acuerdo su función o al desempeño laboral. Para obtener información que define la situación ideal, es recomendable la revisión de la documentación administrativa, con relación a:  

Descripción de puestos:

·  Manuales de procedimientos y de organización

·  Planes de expansión de la empresa

·  Nuevas o futuras necesidades de desempeño (cuando hay planes de cambio).

·  Descripción de la situación real (SR). Conocimientos, habilidades y actitudes con

· los que cuenta el personal, de acuerdo con su función o al desempeño laboral. 

Para obtener información que define la situación ideal, es recomendable obtener información sobre el desempeño del personal (para cada persona) por parte del jefe inmediato, los supervisores o el personal involucrado con el puesto. Estas personas deberán aportar datos precisos, verídicos y relevantes (en cuanto a conocimientos, habilidades y actitudes)  Registro de información. Es necesario contar con instrumentos (formatos) que registren la información  para los fines correspondientes. A su vez , estos registros deberán permiten su clasificación y calificación futura .Se recomienda que los registros asienten información de las personas analizadas.

¿CUÁLES SON LAS FASES DE ACCIÓN QUE DERIVAN EN UN DNC?

Aunque existen diversas procedimientos para el desarrollo del proceso de Diagnóstico de Necesidades de Capacitación, entre las principales fases del proceso del DNC se pueden identificar: Establecimiento de la Situación Ideal (SI) que, en términos de conocimientos habilidades y actitudes, debería tener el personal, de acuerdo su función o al desempeño laboral. Para obtener información que define la situación ideal, es recomendable la revisión de la documentación administrativa, con relación a: 

-Descripción de puestos

- Manuales de procedimientos y de organización

-Planes de expansión de la empresa

-Nuevas o futuras necesidades de desempeño (cuando hay planes de cambio).

-Descripción de la situación real (SR). Conocimientos, habilidades y actitudes con los que cuenta el personal, de acuerdo con su función o al desempeño laboral. Para obtener información que define la situación ideal, es recomendable obtener información sobre el desempeño del personal (para cada persona) por parte del jefe inmediato, los supervisores o el personal involucrado con el puesto.

Estás División Difusión y Comunicaciones.

personas deberán aportar datos precisos, verídicos y relevantes (en cuanto a conocimientos, habilidades y actitudes) Registro de información. Es necesario contar con instrumentos (formatos) que registren la información para los fines correspondientes. A su vez, estos registros deberán permitir su clasificación y calificación futura. Se recomienda que los registros asienten información individual de las personas analizadas. Los métodos y técnicas para obtener la información son diversos, entre ellas: 

• Análisis de tareas por medio de lista de cotejo
• Análisis documental. Expedientes, Manuales de Puesto, función o procedimientos, o reportes. 
• Análisis grupales
• Encuesta
• Escala estimativa de desempeño
• Grupos binarios
• Inventario de habilidades
• Lluvia de ideas
• Phillips 66
• Registros observacionales directos
• Conferencia de Búsqueda
• TKJ (Planeación prospectiva)
• Cuestionario de evaluación de conocimientos
• Escala estimativas de actitudes
• Entrevista

A continuación se describen las últimas cinco estrategias, toda vez que son las más usuales dentro del contexto que nos ocupa:

Estrategias para el trabajo participativo

Conferencias de Búsquedas:

OBJETIVO: Alcanzar una dimensión más concreta del problema o caso a analizar y generar opciones novedosas que permitan entablar relaciones más estrechas entre quienes, a causa de una aparente incompatibilidad o conocimiento parcial, no habían podido llegar a un acuerdo.

CARACTERÍSTICAS

Se desarrolla en un lugar sin distractores y aislado.

De tres a cinco días. Los participantes no necesitan ser expertos en la materia, más bien requiere que sean participantes de la situación a analizar. 

Síntesis del procedimiento:

Los participantes comparten sus puntos de vista sobre los principales problemas y tendencias derivadas del pasado y que consideran seguirán influyendo sobre un futuro predeterminado. Se sugiere tomar como referencia de 1 a 5 años, dependiendo de las tendencias de cambio que se presentan en el entorno. Identificar nuevos problemas y tendencias que puedan surgir durante este período.

Enfocar el problema específico, los participantes deben elaborar una imagen o una descripción que represente la situación actual.

• Elaborar un cuadro del futuro deseable.
• Retomar al presente y plantear las limitaciones para el logro del futuro delineado o situación ideal. 
• Formular objetivos o situaciones concretas que servirán de plataforma alcanzar la situación ideal. 
• Considerar las estrategias de acción que pueden apoyar el logro del futuro delineado y aquellas que pueden amortiguar o eliminar las situaciones limitantes. 
• Determinar las políticas posibles a considerar para asegurar el logro de los objetivos. 
• Asumir compromisos de colaboración en las diversas fases o etapas a desarrollar. 

     APLICACIONES:

• Análisis del futuro probable, deseable y posible. 
• Identificación de las variables que inciden en poro o contra de la Situación ideal 
• • • Planteamiento de estrategias, programas y políticas a corto, mediano y largo plazos.
    • LIMITACIONES:

Requiere de una preparación cuidadosa y una planeación conjunta entre el personal o participantes y los organizadores del proceso. Un grupo muy heterogéneo puede inhibirse o manipular la participación la participación de los menos expertos. Para ello, debe cuidarse el trabajo con equipos equilibrados, en los que las diversas tendencias sean proporcionales. Inversión económica para sufragar costos de alquiler del área, alimentos, estancia, etc. 

KJ o TKJ 

Objetivo: 

Obtener una aproximación científica y sistemática de información que oriente la solución de problemas. Síntesis del procedimiento Definir en forma breve el problema a investigar o analizar. 

Cada participante escribe en tarjetas, papeletas u hojas de papel (fichas) los factores o variables que están provocando o promoviendo el problema. Una ficha por situación. Se muestran las fichas de cada participante y se agrupan o integran a la vista de los demás por la relación estrecha que guardan entre sí. Buscar y expresar con flechas o líneas las relaciones existentes entre los grupos de fichas. Explicar resultados en forma escrita o verbal. Identificar los grupos de mayor incidencia de situaciones problemáticas y aquellos que deben ser atendidos con prioridad. Con los resultados de ésta experiencia se puede usar la misma técnica u otra, como la Conferencia de Búsqueda, para aportar posibles formas de atender el o los problemas identificados.